Tietoturvauhat muodostuvat käyttäjästä, asiakirjasisällöstä ja laitteistosta
Suuri osa tietovuodoista liittyy jollain tavalla tulostus- ja dokumentinkäsittelyn toimintoihin. Valitettavan usein tulostettavaa paperista tai paperilta digitoitavaa dokumenttia ei koeta vakavaksi tietoturvauhaksi. Liian moni tapaus liittyy käyttäjän tahattomaan huolimattomuuteen tai välinpitämättömyyteen mutta myös käyttöoikeuksien määrittelyyn ja laitteiden ominaisuuksiin.
Tulostus- ja monitoimilaitteet ovat ainutlaatuisessa asemassa digitaalisen ja analogisen tiedon risteyskohdassa. Ne ovat täysiverisiä tietokoneita; niissä on sisäinen käyttöjärjestelmä, ne käyttävät useita eri verkkopalveluita ja niissä on monta gigatavua tallennustilaa ja moni yrityksen tärkeä tieto kulkee näiden laitteiden kautta.
Valtava määrä tietoa kulkee päivittäin monitoimilaitteen kautta ja osa tiedosta myös jää laitteen muistiin. Tulostettu tai skannattu asiakirja on sääntöjen ja yrityksen etujen mukaisen tietoturvan toteutumisen uhka.
Tulostettavat asiakirjat sisältävät usein arkaluonteista tietoa ja tämä tieto jää usein näkyville tulostimen valmiiden asiakirjojen pinoon, laitteen muistiin tai rypistettynä roskakoriin. Toisaalta skannattavan tai kopioitavan dokumentin originaali ja laitteen muisti aiheuttavat myös tietovuotouhan.
Kuusi kohtaa, jotka yrityksen on otettava huomioon tietoturvan toteuttamisessa
1. Turvattu tulostus, kopiointi ja skannaus
Yrityksen on varmistettava, että yksittäisen käyttäjän tulostama dokumentti päätyy oikealle tulostimelle oikean henkilön käsiteltäväksi. Yksinkertaisimmillaan erillinen turvatulostuspalvelin huolehtii toimintojen sääntöjen mukaisesta tietoturvasta.
2. Käyttäjien määrittely ja todennus
Käyttäjäkohtaisten tulostusoikeuksien jakaminen edistää turvallisuutta. Edistyneillä työkaluilla voidaan määritellä yksityiskohtaisiakin käyttöoikeuksia ja seurata toimintoja käyttäjä-, osasto- ja laitetasolla. Yritys voi ennaltaehkäistä tietoturvaongelmia ja varmistaa myös etäkäytön ja mobiilitulostuksen tietoturvan.
3. Tietosuojan varmistaminen
Yritys voi määritellä, mitä tulostuksen sisällössä saa näkyä tai minkälaisia asiakirjoja laitteilla voi tulostaa, kopioida tai skannata. Edistyneillä sisällöntunnistusmenetelmillä voidaan määritellä esimerkiksi henkilötunnusten tai yrityksen arkaluonteisten tietojen tulostuksen estäminen ja kyseisten toimintojen hälytykset ja muut jatkotoimenpiteet.
4. Tapahtumaketjujen automatisointi
Inhimillisten virheiden välttämiseksi on kannattavaa määritellä monitoimilaitteen toiminnoille valmiita tapahtumaketjuja ja esimääriteltyjä työnkulkuja. Asiakirjojen skannaukselle voidaan määrittää monimutkaisiakin toimintokokonaisuuksia arkistoinnille, jatkokäsittelylle ja käyttöoikeuksille.
5. Turvalukitus
Yrityksellä tulee olla valmis tietoturva-automatiikka kriittisen vuodon ehkäisyn varalle. Automatiikka lukitsee asetukset, monitoroi niitä, havaitsee poikkeamat ja raportoi niistä pääkäyttäjille sekä tallentaa lokiin kaikki tiedot myöhempää tarkastelua varten.
6. Laitekannan elinkaari
Yrityksen on huolehdittava laitteen digitaalisesta sisällöstä sen elinkaaren alusta loppuun. Ajantasaiset firmware-päivitykset ja vanhentuneiden laitteiden modernisointi kuuluu tietoturvan piiriin. Laite on voitava poistaa yrityksen tiloista ilman laitemuistin aiheuttamaa tietovuotouhkaa.
Tarjoamme kattavaa tietoturvan analysointia ja tietoturvapalvelua
Tietoturvapalvelumme huolehtii tulostusympäristön tietoturvasta automaattisesti. Palvelu sisältää edistyksellisiä ominaisuuksia, kuten ’security lockdown’, joka lukitsee tietoturva-asetuksia ja monitoroi niiden tilaa varmistaen, ettei muutoksia pääse tekemään.
Katso myös turvatulostuksen toimintaperiaate >