Moderni toimistotyö on täynnä pieniä mutta tärkeitä tehtäviä, jotka voivat helposti syödä arvokasta työaikaa ja energiaa. Onneksi nykyteknologia tarjoaa lukuisia ratkaisuja, joiden avulla nämä tehtävät voidaan automatisoida ja yksinkertaistaa, vapauttaen aikaa tärkeämpiin ja tuottavampiin tehtäviin. Tässä artikkelissa käymme läpi muutamia esimerkkejä hyödyllisistä sovelluksista ja järjestelmistä, jotka voivat merkittävästi parantaa tuottavuutta niin monitoimilaitteilla, henkilökohtaisilla tietokoneilla kuin mobiililaitteillakin. Pienilläkin parannuksilla voi olla suuri vaikutus tehokkaaseen työskentelyyn, ja näiden sovellusten avulla voidaan saavuttaa huomattavia ajansäästöjä ja parantaa työn laatua.
ESIMERKKI 1: Integrointi sähköpostin ja muiden sovellusten kanssa
Tiedonhallinnan järjestelmä mahdollistaa kaikenlaisen datan sekä dokumenttien tallennuksen ja käytön yhdessä paikassa. Sähköpostiohjelmat on suunniteltu viestintää varten, ei järjestäytyneen tallennuksen, tietoturvan tai nopean haettavuuden takia. Sähköpostinhallintaan tarkoitetun komponentin avulla järjestelmä integroituu Microsoft Outlookin ja muiden sähköpostiohjelmien kanssa.
Ilman toimistotyön automaatiota tehtävät keskeytyvät usein, koska työntekijöiden on vaihdettava ohjelmia löytääkseen relevantin tiedon. Nykyaikaiset tiedonhallinnan työkalut voivat luoda yksinkertaisia integraatioita muiden sovellusten kanssa, jotta esimerkiksi niihin liittyvät asiakirjat tulevat näkyviin ERP- tai kirjanpito-ohjelmiston näytölle yhdellä napsautuksella.
ESIMERKKI 2: Sopimustenhallinta ja sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus viittaa mihin tahansa prosessiin, jolla asiakirja voidaan allekirjoittaa digitaalisesti. Tämä teknologia on muuttanut merkittävästi tapaa, jolla asiakirjoja käsitellään ja allekirjoitetaan, ja siitä on tullut nykyään yleinen käytäntö. Sähköisiä allekirjoituksia pidetään laillisesti pätevinä useimmissa tapauksissa, mikä tekee niistä luotettavan vaihtoehdon perinteisille, käsin tehdyille allekirjoituksille.
Sopimusten hallinnassa ei ole tilaa virheille eikä varaa hukata aikaa. Tässä prosessissa sähköiset allekirjoitukset tuovat mukanaan monia etuja, jotka tehostavat työnkulkua ja parantavat tarkkuutta. Prosessi alkaa sopimuksen luomisella ja tuomisella järjestelmään. Tämän jälkeen asiakirjaa voidaan jakaa ja työstää yhdessä kollegojen kanssa, jolloin versioiden hallinta ja sisällön muokkaus tapahtuvat saumattomasti.
Kun sopimus on valmis, hyväksyntöjen ja tarkistusten pyytäminen onnistuu helposti. Järjestelmä varmistaa, että kaikki tarvittavat osapuolet voivat tarkistaa ja hyväksyä asiakirjan ajoissa. Sähköisten allekirjoitusten lisääminen sekä sisäisesti että asiakkaalta tapahtuu vaivattomasti ja turvallisesti, mikä nopeuttaa prosessin etenemistä merkittävästi.
Lisäksi järjestelmään voidaan asettaa muistutuksia sopimusten päättymisestä ja arkistointitarpeista, mikä auttaa pitämään sopimukset ajan tasalla ja organisoituna. Kaikki nämä vaiheet muodostavat yhtenäisen työnkulun tiedonhallintajärjestelmässä, mikä varmistaa, että sopimusten hallinta on tehokasta, tarkkaa ja luotettavaa.
ESIMERKKI 3: Kertakirjautuminen - nopea ja turvallinen pääsy
Kertakirjautuminen (Single Sign-On, SSO) on moderni tunnistautumisjärjestelmä, joka tarjoaa käyttäjille nopean ja turvallisen pääsyn kaikkiin tarvittaviin palveluihin yhdellä kirjautumisella. SSO poistaa tarpeen muistaa ja syöttää lukuisia eri käyttäjätunnuksia ja salasanoja eri sovelluksiin ja järjestelmiin, mikä parantaa käyttäjäkokemusta ja säästää merkittävästi aikaa.
Kun käyttäjä kirjautuu sisään kerran SSO-järjestelmän kautta, hän saa automaattisesti pääsyn kaikkiin valtuutettuihin palveluihin ja sovelluksiin, kuten sähköpostiin, tiedostonhallintaan ja projektinhallintatyökaluihin. Tämä yksinkertaistaa päivittäisiä rutiineja ja vähentää merkittävästi kirjautumisongelmista johtuvaa turhautumista ja työn keskeytyksiä.
Kertakirjautuminen parantaa myös tietoturvaa. Keskitetty kirjautumisen hallinta mahdollistaa vahvempien ja monimutkaisempien salasanojen käytön, sillä käyttäjän tarvitsee muistaa vain yksi salasana. Lisäksi SSO-järjestelmät tukevat usein monivaiheista tunnistautumista (MFA), mikä lisää tietoturvan tasoa entisestään. Organisaatioiden on myös helpompi hallita ja valvoa käyttäjien pääsyoikeuksia keskitetysti, mikä vähentää tietovuotojen ja väärinkäytösten riskiä.
ESIMERKKI 4: Workflow Central - tehokkuutta appien avulla
Saumaton, tietoturvallinen, kaikilla laitteilla Microsoft Azure –alustalla 24/7 toimiva työnkulkujen optimointiin suunniteltu, tekoälyä hyödyntävä ympäristö.
Paikka, kieli, ajan puute, tiedostotyyppi, laite ja muut tavalliset haasteet eivät ole enää esteenä työn tekemiselle.
Workflow Central -alusta antaa kyvyn tehokkaaseen työskentelyyn tietokoneella, mobiililaitteella tai monitoimitulostimella. Se poistaa ongelmat tiedostojen muuntamisesta käytettävään, toimintakelpoiseen muotoon, johon on saumaton, suojattu pääsy mistä tahansa, milloin tahansa. Yhdisteltävät ja henkilökohtaiseen käyttöön mukautetut työnkulut kruunaavat työsuoritteiden sujuvuuden.
Edellä esitetyt esimerkit automatisoinnista ja työnkulun yksinkertaistamisesta voivat merkittävästi parantaa toimistotyön tehokkuutta ja tuottavuutta. Työkalut ja järjestelmät ovat vain muutamia esimerkkejä, ja vastaavia ratkaisuja löytyy paljon enemmän. Lopulta ratkaisut toteutetaan aina asiakkaan liiketoimintatarpeiden mukaan. Jos haluat tietää lisää ja nähdä, miten voimme auttaa sinun yritystäsi, ota epäröimättä yhteyttä.
Jukka Siltanen
Sales Director
+358 40 513 2232
jukka.siltanen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää prosessien yksinkertaistamisen ja automatisoinnin eduista!
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin: