Tiedonhallinnan analyysi tarjoaa merkittäviä hyötyjä organisaation kaikilla tasoilla. Analyysin avulla organisaatio saavuttaa paremman ymmärryksen nykyisestä tiedonhallintakäytännöstään, tunnistaa mahdolliset puutteet ja kehittää ratkaisuja niiden korjaamiseksi.
Oikein toteutetulla strategialla yrityksen resurssit ohjataan toimimaan mahdollisimman tehokkaasti, jolloin tehokkuus paranee, päätöksenteko nopeutuu ja tietoturva on sääntöjenmukaisella tasolla. Toimiva kokonaisuus tuo selkeitä kustannussäästöjä.
Tiedonhallinnan kehittäminen on investointi, joka maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.
Nykytilanne – missä mennään?
Keskitymme analyysissä esimerkiksi datan laatuun, tiedon säilytyksen tehokkuuteen, tietoturvaan tai siihen, miten tiedon jakaminen organisaatiossa voisi olla sujuvampaa. Tärkeintä on valita ne alueet, jotka tukevat yrityksen tavoitteita ja strategiaa parhaiten.
Keskeiset kysymykset analysointiprosessissa
- Miten dokumentit luodaan ja miten ne saapuvat organisaatioosi?
- Miten niitä säilytetään?
- Miten dokumentit liikkuvat organisaatiossa?
- Mitä prosesseja voisi automatisoida?
- Miten asiakirjat tulisi hakea ja kuka niitä tarvitsee?
- Milloin asiakirja vanhenee ja mitä sille tapahtuu?
Selkeät hyödyt yritystoiminnalle
Tehokkuuden parantaminen
Analysoimalla tiedonhallinnan nykytilaa organisaatio voi tunnistaa ja eliminoida hyödyttömät prosessit, jotka hidastavat tiedon kulkua tai aiheuttavat kustannuksia lisääviä päällekkäisyyksiä. Tämä parantaa työntekijöiden tuottavuutta ja säästää aikaa.
Riskien vähentäminen
Hyvän tiedonhallinnan käytäntöjen tunnistaminen ja niiden puutteiden korjaaminen auttaa vähentämään tietoturvariskejä, kuten tietovuotoja tai tietojen väärinkäyttöä. Lisäksi se auttaa varmistamaan, että organisaatio noudattaa voimassa olevia lakeja ja määräyksiä, kuten tietosuojalakeja.
Päätöksenteon parantaminen
Kun tieto on oikein järjestelty ja helposti saatavilla, päätöksenteko nopeutuu ja vaikutukset paranevat. Tiedon analysointi auttaa tunnistamaan trendejä ja malleja, jotka ohjaavat strategista suunnittelua ja päätöksentekoa.
Kustannussäästöt
Tiedonhallinnan tehostaminen auttaa vähentämään tarpeettomia kustannuksia, jotka liittyvät vanhentuneiden tai tehottomien tiedon säilytysmenetelmien ylläpitoon. Sähköisen tiedonhallinnan optimointi voi vähentää paperin, tulostuksen ja fyysisen säilytystilan tarvetta.
Tiedon laadun parantaminen
Analyysi auttaa tunnistamaan ja korjaamaan tiedon laatuun liittyviä ongelmia, kuten virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita tietoja. Korkealaatuisen tiedon varmistaminen on olennaista luotettavien analyysien ja päätöksenteon kannalta.
Yhteistyön ja tiedonjaon tehostaminen
Selkeät tiedonhallinnan käytännöt ja järjestelmät tukevat tehokasta tiedonjakoa ja yhteistyötä organisaation sisällä sekä sen ulkopuolisille sidosryhmille. Tämä auttaa parantamaan projektin sujuvuutta, tuloksia ja edistää innovaatioita.
Organisaation mukautuvuuden ja skaalautuvuuden parantaminen
Ymmärtämällä tiedonhallinnan nykytilaa ja tulevia tarpeita, organisaatio voi suunnitella järjestelmiä ja prosesseja, jotka ovat joustavia ja skaalautuvia. Joustavuus tukee kasvua ja kehitystyötä pitkällä aikavälillä.
Analysointi käytännössä
- Paperidokumenttien työnkulku
- Digitaalisten dokumenttien työnkulku
- Digitointiprosessit
- Käytetyt sovellukset
- Arkistointi ja arkiston ylläpito
Analysoinnin jälkeen yrityksellänne on selkeä kokonaiskuva ja tieto tiedonhallinnan prosessien todellisesta toiminnasta, kustannuksista sekä ongelmakohdista ja tehottomista toiminnoista. Selvityksen tuloksena saatte raportin nykytilanteesta ja ehdotuksen optimoidusta kokonaisuudesta, jossa työ sujuu mahdollisimman tehokkaasti sekä yksinkertaisesti ja kustannukset ovat helposti seurattavissa.
Lasse Talikka
Head of Sales and Marketing
+358 50 550 1614
lasse.talikka@oif.fi
Uutta! Analysoinnin työpaja
Työpajassa keskitymme n.puolen päivän ajan älykkään tiedonhallinnan perusteisiin sekä analysoimaan yrityksenne keskeisimpiä prosesseja, jotka hyötyvät tiedonhallinnan kehityksestä. Tämän pohjalta kehitämme yksilöllisen ratkaisuehdotuksen, joka tukee liiketoimintanne tavoitteita ja edistää organisaation tiedonhallinnan strategista kehittämistä.
Ota yhteyttä, tai varaa aika keskusteluun täältä>