Tulostusympäristön ja dokumenttien tietoturvauhat muodostuvat käyttäjästä, asiakirjasisällöstä ja laitteistosta. Suuri osa tietovuodoista liittyy jollain tavalla tulostus- ja dokumentinkäsittelyn toimintoihin, eikä tulostettavaa paperista tai paperilta digitoitavaa dokumenttia koeta vakavaksi tietoturvauhaksi.
Tulostus- ja monitoimilaitteet ovat ainutlaatuisessa asemassa digitaalisen ja analogisen tiedon risteyskohdassa. Ne ovat täysiverisiä tietokoneita; niissä on sisäinen käyttöjärjestelmä, ne käyttävät useita eri verkkopalveluita ja niissä on monta gigatavua tallennustilaa.
Valtava määrä tietoa kulkee päivittäin monitoimilaitteen kautta ja osa tiedosta myös jää laitteen muistiin. Tulostettu tai skannattu dokumentti on arkaluontoisine tai salassa pidettävine tietoineen sääntöjen ja yrityksen etujen mukaisen tietoturvan toteutumisen uhka.
Tulostettavat dokumentit sisältävät usein arkaluonteista tietoa ja tämä tieto jää monesti näkyville tulostimen valmiiden dokumenttien pinoon, laitteen muistiin tai rypistettynä roskakoriin. Toisaalta skannattavan tai kopioitavan dokumentin originaali ja laitteen muisti aiheuttavat myös tietovuotouhan.
39 % mielestä tietoturva on merkittävä haaste heidän tulostusympäristössään (Quocirca)
90 % tietoturvavuodoista on jollain tavalla tulostusympäristöön liittyviä (Xerox)
Tulostusympäristön tietoturvan osa-alueita, joihin on kiinnitettävä huomiota
Turvattu tulostus, kopiointi ja skannaus
Yrityksen on varmistettava, että yksittäisen käyttäjän tulostama dokumentti päätyy oikealle tulostimelle oikean henkilön käsiteltäväksi. Yksinkertaisimmillaan erillinen turvatulostuspalvelin huolehtii toimintojen sääntöjen mukaisesta tietoturvasta.
Käyttäjien määrittely ja todennus
Käyttäjäkohtaisten tulostusoikeuksien jakaminen edistää turvallisuutta. Edistyneillä työkaluilla voidaan määritellä yksityiskohtaisiakin käyttöoikeuksia ja seurata toimintoja käyttäjä-, osasto- ja laitetasolla. Yritys voi ennaltaehkäistä tietoturvaongelmia ja varmistaa myös etäkäytön ja mobiilitulostuksen tietoturvan.
Tietosuojan varmistaminen
Yritys voi määritellä, mitä tulostuksen sisällössä saa näkyä tai minkälaisia asiakirjoja laitteilla voi tulostaa, kopioida tai skannata. Edistyneillä sisällöntunnistusmenetelmillä voidaan määritellä esimerkiksi henkilötunnusten tai yrityksen arkaluonteisten tietojen tulostuksen estäminen ja kyseisten toimintojen hälytykset jatkotoimenpiteineen.
Tapahtumaketjujen automatisointi
Inhimillisten virheiden välttämiseksi on kannattavaa määritellä monitoimilaitteen toiminnoille valmiita tapahtumaketjuja ja esimääriteltyjä työnkulkuja. Asiakirjojen skannaukselle voidaan määrittää monimutkaisiakin toimintokokonaisuuksia arkistoinnille, jatkokäsittelylle ja käyttöoikeuksille.
Automaattiset turvatoimet
Yrityksellä tulee olla valmis tietoturvaautomatiikka kriittisen vuodon ehkäisyn varalle. Automatiikka lukitsee asetukset, monitoroi niitä, havaitsee poikkeamat ja raportoi niistä pääkäyttäjille sekä tallentaa lokiin kaikki tiedot myöhempää tarkastelua varten.
Laitekannan elinkaari
Yrityksen on huolehdittava laitteen digitaalisesta sisällöstä sen elinkaaren alusta loppuun. Ajantasaiset firmwarepäivitykset ja vanhentuneiden laitteiden modernisointi kuuluu tietoturvan piiriin. Laite on voitava poistaa yrityksen tiloista ilman laitemuistin aiheuttamaa tietovuotouhkaa.
Tietoturva palveluna
Palveluumme sisältyy kattava tietoturva-analyysi. Tutkimme tulostusympäristön tietoturvan ja raportoimme ongelmakohdat. Raportti sisältää esityksen sääntöjen mukaiseen tietoturvan saavuttamiseen tarvittavista toimenpiteistä. (Nämä voi toteuttaa myös yrityksen oman asiantuntijan toimesta.)
Tietoturvapalvelumme huolehtii tulostusympäristön tietoturvatoiminnoista automaattisesti. Palvelu sisältää edistyksellisiä ominaisuuksia, kuten ’security lockdown’, joka lukitsee tietoturva-asetuksia ja monitoroi niiden tilaa varmistaen, ettei muutoksia pääse tekemään.
Lisätiedot ja esittelyt
Jukka Siltanen
Sales Director
+358 40 513 2232
jukka.siltanen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää tulostusympäristön tietoturvaratkaisuista!
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin: