Tiedonhallinnan työkalut estävät monia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia. Automatisoidut työnkulut mahdollistavat nopean ja yksinkertaisen varmistuksen, että työntekijät noudattavat yrityksen määrittelemiä käytäntöjä ja toimintamalleja.
Samalla ne vähentävät aikaa, joka kuluu toistuviin rutiinitehtäviin. Tiedonhallinnan ratkaisu tarjoaa raportointimahdollisuuksia, joiden avulla voidaan havaita tulevat ongelmat jo ennen kuin ne ovat ongelmia. Se auttaa organisaatiota läpäisemään sekä sisäiset että ulkoiset vaatimustenmukaisuusauditoinnit.
Lisäksi tiedonhallinnan ratkaisun vaatimustenmukaisuutta tukevat ominaisuudet ovat entistä tärkeämpiä hybridityössä. Asianmukaisten työvälineiden puutteessa saatetaan, tietoturva huomioimatta, käyttää luvattomia viestintäohjelmia tai jopa sosiaalisen median alustojan työtehtävien suorittamiseen.
Myös dokumenttien lähettäminen suoraan toiselle henkilölle vaarantaa turvallisuuden ja tekee alkuperäisversion seuraamisesta monimutkaista, ellei mahdotonta.
Tiedonhallinnan ratkaisu tarjoaa yhden, varmatoimisen alustan työskentelylle ja toteuttaa yrityksen vaatimustenmukaisuuden käytäntöjä johdonmukaisesti ilman inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
Miten tiedonhallinnan työkalut tukevat vaatimustenmukaisuutta?
Käyttäjien roolit ja vastuut
- Määrittelee roolit ja vastuut erikseen jokaiselle käyttäjälle
Käyttäjätunnistus ja varmennus
- Automatisoi käyttäjätunnistuksen ja varmennuksen ainutlaatuisilla kirjautumistunnuksilla
Käyttöoikeudet
- Mahdollistaa valikoitujen käyttöoikeuksien myöntämisen jokaiselle työntekijälle
- Määrittää oikeudet yksilötasolla auttaakseen poistamaan tietoturvaa vaarantavan toiminnan
Lokitietojen tallennus
- Varmistaa täydelliset lokitiedot kirjautumisista ja käyttäjistä, ja kuka on käyttänyt mitäkin dokumenttia ja mitä toimenpiteitä on tehty
Käyttäjien pääsyn rajoitukset
- Rajoittaa käyttäjien pääsyä esimerkiksi päivämäärä- tai kellonaikamäärityksellä
- Tarjoaa monitasoista kontrollia
Ryhmäkäyttö
- Mahdollistaa ryhmien pääsyn määritellyn laajuiseen dokumenttikategoriaan
- Voi rajoittaa ryhmän jäsenten toimia eri dokumenttien kanssa
Petostentorjunta
- Tarjoaa lisääntyneet mahdollisuudet tarkastella ja valvoa käyttäjätilejä
- Lähettää sähköposti-ilmoituksia turvaprotokollien rikkomuksista toimintaraporttien kautta
Virheenseuranta ja auditointi
- Tarjoaa virheenseuranta- ja auditointiin tarvittavia ominaisuuksia
Versiohallinta
- Ylläpitää versiohallintaa
- Varmistaa dokumentin eheyden osoittamalla tarkalleen, mitä on muuttunut asiakirjaversioiden välillä
- Takaa, että käyttäjät muokkaavat aina uusinta versiota
Muokkauslokit
- Lukitsee ”uloskirjautuneet” dokumentit estääkseen useiden henkilöiden samanaikaista muokkausta
- Säilyttää tarkan kirjauksen siitä, kuka on muuttanut mitäkin ja milloin muutokset tapahtuivat
Auditointilokit
- Luo kattavat auditointilokit
- Kirjaa jokaisen dokumentin käytön ja muutoksen, jotta voidaan luoda täydellinen historia auditointia ja muita vaatimustenmukaisuustarkoituksia varten.
Vaatimustenmukaisuusstrategian suunnittelu vaatii harkintaa, asiantuntemusta ja yhteistyötä eri osastojen välillä. Tämän suunnitelman toteuttaminen on toimistojen automaation tehtävä. Kun määritellyt liiketoimintasäännöt vaatimusten täyttämiseksi varmistetaan automaation kautta, voidaan eliminoida väärin toimimisen riskit.
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää tiedonhallinnan ratkaisusta ja sen työkalujen eduista!
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin: