Missä se sopimus on? Sopimuksenhallinta huolehtii puolestasi

Sopimustenhallinta – yritystoimintasi perusta on ajan tasalla olevissa sopimuksissa

Sopimustenhallinta on yritystoiminnan ydin. Laskutus perustuu aina sopimukseen. Sopimukset määrittävät yhteistyön ehdot, vastuut ja oikeudet – mutta kuinka hyvin hallitset omat sopimuksesi? Digitaalinen sopimustenhallinta on ratkaisu, joka säästää aikaa, rahaa ja hermoja.

Mitä sopimustenhallinta tarkoittaa?

Sopimustenhallinta kattaa kaiken sopimuksen elinkaaren hallinnasta – luonnoksesta hyväksyntään, säilytykseen ja jopa uusimiseen. Perinteiset manuaaliset prosessit voivat olla hitaita ja alttiita virheille.

Hyödyt digitaalisen sopimustenhallinnan käyttöönotosta

1. Helppo saatavuus – Kaikki sopimukset löytyvät yhdestä paikasta, missä ja milloin tahansa. Tämä vähentää aikaa, joka menee tiedostojen etsimiseen.
2. Vähemmän riskejä – Automaattiset muistutukset esimerkiksi määräaikaisista sopimuksista tai eräpäivistä vähentävät sopimusrikkomusten tai unohtamisen riskiä.
3. Tehostettu yhteistyö – Useat sidosryhmät voivat työskennellä saman sopimuksen parissa reaaliaikaisesti, mikä nopeuttaa hyväksyntäprosesseja.
4. Tietoturva – Digitaalinen alusta suojaa arkaluonteiset tiedot ja tarjoaa mahdollisuuden hallinnoida käyttäjäoikeuksia tarkasti.

Vaivaton ja nopea käyttöönotto – miksi sillä on merkitystä?

Monet yritykset epäröivät uusien järjestelmien käyttöönottoa, koska ne pelkäävät sen olevan monimutkaista ja aikaa vievää. Tämä huoli on kuitenkin täysin vältettävissä valitsemalla ratkaisu, joka on suunniteltu helppokäyttöiseksi ja nopeasti käyttöönotettavaksi.

Sopimustenhallinnan käyttöönotto on selkeä ja vaiheittain etenevä projekti, joka koostuu neljästä helposta vaiheesta:

Valmis esikonfiguroitu sovellus auttaa yritystäsi pääsemään vauhtiin hetkessä

Tämä tarkoittaa:

• Nopeampaa aloitusta: Järjestelmä voidaan ottaa käyttöön jopa päivissä ilman raskasta räätälöintiä.
• Käyttäjäystävällisyyttä: Helppokäyttöinen käyttöliittymä ja valmiit työnkulut varmistavat, että työntekijät oppivat järjestelmän nopeasti.
• Vähemmän riskejä ja kustannuksia: Nopea käyttöönotto minimoi liiketoiminnan häiriöt ja vapauttaa tiimin keskittymään olennaiseen.

Esikonfiguroituun sovellukseen sisältyy

1. Sopimusten ja liitteiden tuonti

• Sähköpostista: Voit tuoda sopimuksia ja liitteitä suoraan sähköpostiohjelmasta DocuWaren järjestelmään, mikä nopeuttaa dokumenttien käsittelyä.
• Työasemalta: Käyttäjät voivat ladata tiedostoja suoraan työasemaltaan, mikä takaa joustavuuden ja helpon pääsyn.
• Eri tiedostomuodoissa: Palvelu tukee laajaa valikoimaa tiedostomuotoja, kuten PDF, Word ja kuvatiedostot, mahdollistaen monipuolisen käytön.

2. Sopimusten tallennus

• Metatietojen hyödyntäminen: Tallennuksen yhteydessä voit lisätä olennaiset metatiedot, kuten sopimusnumeron, päivämäärän ja sopimusosapuolet, mikä parantaa tietojen järjestelyä ja löydettävyyttä.
• Tekstin tunnistus (OCR): Järjestelmä käyttää optista merkintunnistusta (OCR) muuttaakseen skannatut sopimukset haettaviksi tekstimuotoisiksi dokumenteiksi.

3. Sopimusten luokittelu ja hallinta

• Dokumenttien luokittelu: Automaattinen ja manuaalinen luokittelu mahdollistavat sopimusten tehokkaan ryhmittelyn esimerkiksi sopimustyypin tai voimassaoloajan mukaan.
• Dokumenttien yhdistäminen: Tarvittaessa voit yhdistää useita dokumentteja yhdeksi kokonaisuudeksi, mikä helpottaa esimerkiksi sopimuksen ja siihen liittyvien liitteiden käsittelyä.

4. Arkistointi ja haku

• Hakutoiminnot: Nopeat ja tehokkaat hakutoiminnot auttavat löytämään tarvittavat sopimukset ja dokumentit esimerkiksi nimen, päivämäärän tai metatietojen perusteella.
• Lista-toiminnot: Käyttäjät voivat luoda räätälöityjä listoja, joilla hallitaan ja seurataan esimerkiksi tiettyjä sopimuskategorioita tai projekteja.

5. Sopimusten elinkaaren hallinta

• Päättyvien sopimusten hälytykset: Järjestelmä lähettää automaattisia ilmoituksia lähestyvistä päättymisajankohdista, mikä auttaa pitämään tärkeät sopimukset ajantasaisina.
• Hyväksyntätyönkulku: Integroitu hyväksyntätyönkulku mahdollistaa sopimusten tarkastuksen ja hyväksynnän sujuvasti sekä yhteistyön eri osapuolten välillä.

Miksi tämä on tärkeää?

Ilman selkeää ja tehokasta sopimustenhallintajärjestelmää yritys voi kohdata kalliita virheitä, kuten unohtuneita määräaikoja, epäselviä sopimusehtoja tai jopa juridisia ongelmia. Kun käyttöönotto on vaivatonta, siirtymä uuteen järjestelmään sujuu mutkattomasti, ja yrityksesi voi nauttia kaikista edistyneen sopimustenhallinnan hyödyistä heti alusta alkaen.

Ota ensimmäinen askel nyt!

Tutustu digitaalisiin ratkaisuihin ja vapauta resursseja tärkeämpiin asioihin. Sopimustenhallinta ei ole vain lakiosaston asia – se on strateginen työkalu, joka voi viedä liiketoimintasi seuraavalle tasolle.

Lisätietoja ja inspiraatiota löydät täältä: DocuWare Blog: Contract Management

Tehosta, turvaa ja hallitse – siirry digitaaliseen sopimustenhallintaan jo tänään!