Taitava toimisto™ – tiedonhallinta
Tiedonhallinnan ratkaisut dokumenttien ja digitaalisten asiaketjujen hallintaan
Yksinkertaistamme ja automatisoimme sekä kehitämme älykkäitä työnkulkuja, joissa dokumentit ja niiden sisältämä informaatio tunnistetaan, vastaanotetaan, reititetään, tallennetaan ja noudetaan hyödyntämällä tehokkaita ja testattuja sisällönhallintaratkaisuja. Ratkaisut sisältävät merkittäviä tietoturvaa edistäviä ominaisuuksia ja tehokkaita prosesseja dokumenttien sisältöön ja metatietoihin perustuvaan reagointiin.
- Hallinnoi ja tallenna tietoa turvallisessa ympäristössä
- Jaa tietoa valitsemiesi käyttäjien kanssa yrityksen sisältä tai ulkopuolelta
- Käsittele informaatiota ja dokumentteja käyttäjäystävällisillä työkaluilla
- Luo informaatiolle ja dokumenteille haluamiasi sääntöjä
- Tee yhteistyötä dokumentinhallinnassa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa
- Löydä haluamasi informaatio salamannopeasti tehokkaiden hakutoimintojen avulla
- Nouda dokumentteja kaikista toimistolla käytettävistä lähteistä
- Integroi kokonaisuus olemassa oleviin järjestelmiin
Arkistoinnista asianhallintaan
Passiivinen ja kankea tiedostoarkistointi on tehottomuutensa vuoksi tullut tiensä päähän. Tiedonhallinnan ratkaisumme mullistaa työnteon, tehostaa dokumenttiprosesseja ja poistaa myös osaltaan papeririippuvuutta. Kun dokumentit ovat oikeanlaisina oikeissa paikoissa ja erittäin helposti käytettävissä ja muokattavissa, tehottoman työn ja virheiden määrä vähenee merkittävästi.
- Tiedonhaku nopeutuu, helpottuu ja muuttuu sisältöperusteiseksi
- Sisäiset toiminnot tehostuvat, turhat työvaiheet poistuvat
- Asiakassuhteiden hallinta tehostuu
- Versionhallinta yksinkertaistuu ja automatisoituu
- Tietoturvariskit vähenevät
- Dokumenttien käyttöikä kasvaa
- Suurten ja monimutkaisten dokumenttien käsittely helpottuu
- Paperi-, tulostus- ja kopiointikulut vähenevät
Tiedonhallinnan ratkaisut tehostavat laajasti yrityksen toimintaa
Johto
Sopimukset, hankinta, partneri, asiakas, GDPR
HR
Työsopimukset, pätevyystodistukset, koulutukset, sertifikaatit
Myynti
Tarjoukset, leasing- ja toimitussopimukset, muistiot
Tuotanto
Käyttö-, huolto- ja tuotanto-ohjeet, sertifikaatit, tullaukset, raportointi
ICT
Raportit, sopimukset, tarjoukset, GDPR
Markkinointi
Esitteet, kuvat, tarjouspohjat, viestintä, suunnitelmat
Esimerkkinä sopimustenhallinta ja sähköinen allekirjoitus
Tässä yksinkertaistetussa esimerkissä sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti ja käsin. Sähköinen allekirjoitus kulkee digitaalisena käyttäjien välillä ja manuaalisesti allekirjoitettu asiakirja skannataan sisältämään ennalta määritellyt parametrit. Molemmissa tapauksissa asiakirjat kulkeutuvat sisällönhallintajärjestelmään, jossa niiden sisäiset ominaisuudet ja säännöt aktivoituvat. Prosessissa notifioidaan vastuuhenkilöt. Sopimukset pysyvät arkistossa, kunnes niille määritetyt toiminnot aktivoituvat (esim. uusintapäivä lähestyy) ja asianosaiset henkilöt saavat siitä tiedon jatkotoimenpiteitä varten.
Sopimuksen tilan, sisällön ja aktivoitumisparametrit voi tarkistaa kuka tahansa määritelty käyttäjä miltä tahansa liiketoimintaosastolta. Tämä helpottaa merkittävästi tiedonkulkua ja -hallintaa.
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Paperiarkiston digitoinnilla saavutetaan merkittävää kustannussäästöä ja ympäristöystävällisyyttä, kun asiakirjojen haku tehostuu olennaisesti ja samalla arkistotilatarve vähenee. Tutustu arkiston digitoinnin mahdollisuuksiin...
Digitointipalvelumme yksinkertaistaa ja nopeuttaa laskujen käsittelyä. Palvelumme vastaanottaa paperilaskut, suorittaa skannauksen ja tietojen oikeellisuuden tarkistuksen oheistoimintoineen. Tutustu ostolaskujen skannausprosessiin...
Tarjoamme laajan valikoiman sovelluksia, jolla monitoimilaitteiden työnkulut voidaan sopeuttaa yrityksesi toimintatapoihin. Tutustu sovellusvalikoimaamme...
Pilvipalvelumme avulla asiakkaamme pääsevät nopeasti hyödyntämään prosessinhallintaa tukevia ohjelmistopalveluita. Tutustu pilvipalveluumme...