Mitä, missä, milloin? Vastaus löytyy tiedonhallinnasta
Tiedonhallinnan ratkaisut dokumenttien ja informaation hallintaan
Yksinkertaistamme ja automatisoimme sekä kehitämme älykkäitä työnkulkuja, joissa dokumentit ja niiden sisältämä informaatio tunnistetaan, vastaanotetaan, reititetään, tallennetaan ja noudetaan hyödyntämällä tehokkaita ja testattuja sisällönhallintaratkaisuja. Ratkaisut sisältävät merkittäviä tietoturvaa edistäviä ominaisuuksia ja tehokkaita sisäisiä prosesseja dokumenttien sisältöön ja metatietoihin perustuvaan reagointiin.
Yrityksenne saavuttaa merkittäviä etuja
- Hallinnoi ja tallenna tietoa turvallisessa ympäristössä
- Jaa tietoa turvallisesti valitsemiesi käyttäjien kanssa yrityksen sisältä tai ulkopuolelta
- Käsittele informaatiota ja dokumentteja käyttäjäystävällisillä työkaluilla
- Luo informaatiolle ja dokumenteille haluamiasi sääntöjä
- Tee yhteistyötä tiedonhallinnassa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa
- Löydä haluamasi informaatio salamannopeasti tehokkaiden hakutoimintojen avulla
- Nouda dokumentteja kaikista toimistolla käytettävistä lähteistä
- Integroi kokonaisuus olemassa oleviin järjestelmiin
Tiedonhallinta turvaa ja tehostaa kaiken kokoisten yritysten toimintaa toimialasta riippumatta
Johto
Sopimukset (kierrätys, hyväksyntä), hankinta, partneri, asiakas, GDPR
HR
Työsopimukset, pätevyystodistukset, koulutukset, sertifikaatit
Myynti
Tarjoukset, leasing- ja toimitussopimukset, muistiot
Tuotanto
Käyttö-, huolto- ja tuotanto-ohjeet, sertifikaatit, tullaukset, raportointi
ICT
Raportit, sopimukset, tarjoukset, GDPR
Markkinointi
Esitteet, kuvat, tarjouspohjat, viestintä, suunnitelmat
Toimiva tiedonhallinta vastaa yrityksen tarpeisiin
Kokosimme asiakasyritystemme yleisimpiä tarpeita kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja. Tarkasta, osuvatko tarpeet teidän toimintaanne?
Kustannuksiin perustuvat tarpeet
- Tarvetta vähentää manuaalisia työvaiheita
- Rajalliset resurssit hallinnossa tai IT:ssä
- Oikean tiedon löytämiseen menee aikaa
- Hankalat kansiorakenteet vaikeuttavat tiedon tallennusta ja hakua
- Sopimuksia ei löydy tai sopimusten päättyminen ei tiedossa
- Sopimuksia säilytetään paperilla ja mapeissa
- Puuttuva automaatio sopimusten uusimiseen
- Halutaan digitoida paperipohjaisia prosesseja tehokkaammiksi
- Ei haluta investoida raskaasti dokumenttien hallinnan ratkaisuihin
- Halutaan edetä vaiheittain tiedonhallinnan ratkaisujen käyttöönotossa
Hallinnolliset tarpeet
- Oikeuksien määrittely arkistoidun tiedon kansiorakenteissa hankalaa ja aikaavievää
- Tarve muodostaa keskitetty arkistointi ja haku yritystiedolle
- Dokumentteja monissa paikoissa yrityksen verkossa
- Halutaan arkistoida tietoa eri lähteistä, esim. sähköposteja, kuva-arkistoja, tietokantoja jne.
- Halutaan skaalautuva, eri osastojen tarpeisiin soveltuva tiedonhallinnan ratkaisu
- Auditointeihin valmistautumiseen ja dokumenttien keräämiseen käytetään liikaa aikaa
- Halutaan optimoida dokumentteihin pääsyä eri laitteilta esim. mobiilisti
- Projekteihin ja hankkeisiin liitttyvät dokumentit eivät löydy yhdestä paikasta
- Ei varmuutta dokumenttien oikeasta versiosta
Toimintaympäristön tarpeet
- Parannettavaa työtyytyväisyydessä ja kuormittavien manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä
- Tarvetta siirtää tietoa järjestelmästä toiseen
- Halutaan keskittää työntekijöiden henkilötiedot yhteen turvattuun arkistoon
- Henkilöstön perehdytyksen ja lähtemisen prosesseissa kehitettävää
- Rekrytoinnin ja perehdytyksen prosesseihin tarvitaan automaatiota ja tehokkuuutta
- Halutaan välitön pääsy tietoon menemättä yrityksen järjestelmien kautta
- Halutaan tukea ratkaisuja etänä työskenteleville tietotyöläisille
- Tarvetta työstää tiiminä yhteisiä dokumentteja
- Halutaan lähettää tai hyväksyttää dokumentteja asiakkaalla
Strategiset, prosesseihin liittyvät tarpeet
- Ei varmuutta henkilötietojen oikeasta säilytyksestä yrityksen verkossa
- Halutaan tehostaa tietoturvaa ja ehkäistä kyberuhkia yritytasolla
- Halutaan luoda yritykselle automaatio-/pilvistrategia
- Tarvetta tehostaa koko yrityksen infrastruktuurin resilienssiä erilaisille uhille
- Halutaan kehittää prosesseja sertifikaattien saavuttamiseen
- Sähköisiin allekirjoituksiin halutaan kansainvälinen standardi ja korkein tietoturvataso
- Halutaan arkistoida automaattisesti sähköisesti allekirjoitetut sopimukset
- Halutaan tukea kestävän kehityksen käytäntöjä
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää tiedonhallinnasta ja ratkaisuista yrityksellenne!
Lataa esite
Paperiarkiston digitoinnilla saavutetaan merkittävää kustannussäästöä ja ympäristöystävällisyyttä, kun asiakirjojen haku tehostuu olennaisesti ja samalla arkistotilatarve vähenee. Tutustu arkiston digitoinnin mahdollisuuksiin...
Digitointipalvelumme yksinkertaistaa ja nopeuttaa laskujen käsittelyä. Palvelumme vastaanottaa paperilaskut, suorittaa skannauksen ja tietojen oikeellisuuden tarkistuksen oheistoimintoineen. Tutustu ostolaskujen skannausprosessiin...
Tarjoamme laajan valikoiman sovelluksia, jolla monitoimilaitteiden työnkulut voidaan sopeuttaa yrityksesi toimintatapoihin. Tutustu sovellusvalikoimaamme...
Pilvipalvelumme avulla asiakkaamme pääsevät nopeasti hyödyntämään prosessinhallintaa tukevia ohjelmistopalveluita. Tutustu pilvipalveluumme...