Kun työ sujuu, toimisto tuottaa – ARKISTON DIGITOINTI
Paperiarkisto tuottavaksi digitoimalla
Erilaisten dokumenttien, kuten piirustusten, paperiarkistojen, sopimusten, ostolaskujen, lomakkeiden ja jopa röntgenkuvien, digitointi tarjoaa merkittäviä etuja organisaatioille. Kun aineisto muutetaan digitaaliseksi, siitä tulee käytettävissä oleva kaikkialla ja kaikkina vuorokaudenaikoina, mikä mahdollistaa joustavan työskentelyn ja helpottaa tiedon jakamista eri paikoissa ja tiimien välillä. Aineiston hakuaika lyhenee myös merkittävästi: kun paperiarkistosta hakeminen on voinut kestää jopa useita päiviä, digitaalisesta arkistosta dokumentti löytyy muutamassa sekunnissa.
Digitointipalvelun käyttöönotto on myös nopeaa – se voidaan saada toimintaan jopa viikossa, ja palvelua voidaan helposti skaalata kasvavien tarpeiden mukaan. Luottamukselliset asiakirjat, kuten sopimukset ja potilastiedot, digitoidaan turvallisesti ISO 9001 -laatusertifioidun palvelun avulla, jossa palvelukeskus vastaa koko digitointiprosessista ja varmistaa tietoturvan korkeimman tason. Näin arkaluontoiset tiedot pysyvät suojassa samalla, kun organisaation tehokkuus paranee huomattavasti.
Paperiarkiston riskejä
Tiedon häviämisen riski
Paperiasiakirjat voivat ajan myötä vaurioitua tai tuhoutua esimerkiksi kosteuden, tulipalon tai haurauden vuoksi. Digitoimalla dokumentit varmistetaan tiedon säilyminen pitkällä aikavälillä.
Tietoturvariskit
Paperiarkistot voivat olla alttiita varkaudelle ja luvattomalle pääsylle. Digitoimalla ja asianmukaisin salauksin tietoturvaa voidaan parantaa ja asiakirjat suojata tehokkaammin.
Paperiarkisto vie tilaa
Paperiarkistot vaativat paljon fyysistä tilaa, joka voi olla kallista ja hankalaa ylläpitää. Digitoiminen vapauttaa tilaa ja mahdollistaa tehokkaamman tilankäytön.
Paperiarkisto syö resursseja
Paperiarkiston ylläpito kuluttaa aikaa, rahaa ja henkilöresursseja. Digitointi vähentää näitä kustannuksia ja parantaa organisaation tehokkuutta merkittävästi.
Tiedon hakeminen on hidasta
Paperiarkistosta tietojen löytäminen vie usein aikaa. Digitoidut tiedostot voidaan etsiä nopeasti hakutoimintojen avulla, mikä nopeuttaa työnkulkuja ja päätöksentekoa.
Oikeaa asiakirjaa ei aina löydy
Paperiarkistoissa asiakirjat voivat joutua väärään paikkaan tai kadota. Digitoimalla tiedot voidaan järjestää tarkasti, mikä varmistaa asiakirjojen löydettävyyden.
Helposti saavutettavaa ja tietoturvallista tietoa
Perinteisen paperiarkiston hallinta tuo mukanaan monia haasteita: tietoturvariskejä, tilan ja resurssien tuhlausta sekä hidasta tiedonhakua, jossa oikean asiakirjan löytäminen voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta. Digitoimalla paperiarkistot muutetaan moderniksi, helposti hallittavaksi ja tuottavaksi tietoresurssiksi, mikä tuo merkittäviä etuja jokaiselle organisaatiolle. Digitoimalla paperiarkistot organisaatio voi siirtyä tehokkaampaan ja tietoturvallisempaan toimintamalliin, jossa tiedonhallinta tukee liiketoimintaa joka päivä.
Kustannussäästöjä ja ympäristöystävällisyyttä
Digitointi vähentää arkistotilantarvetta merkittävästi, säästää kustannuksissa ja samalla keventää organisaation ympäristökuormitusta. Digitaalinen arkisto vapauttaa tilaa, joka voidaan hyödyntää tehokkaammin – ja samalla asiakirjojen tallennus ja haku tehostuvat.
Tietoturva ja ISO-sertifioitu palvelu
Arkistoinnissa käytettävät tietoturvalliset, ISO 9001 -sertifioidut prosessit varmistavat, että kaikki asiakirjat ovat suojattuja ja salattuja, erityisesti luottamukselliset tiedot, kuten sopimukset ja potilastiedot. Tämä tuo mielenrauhaa ja vähentää tietoturvariskejä, jotka ovat perinteisissä paperiarkistoissa läsnä.
Nopea käyttöönotto ja tehokas tiedonhallinta
Palvelu on nopeasti käyttöön otettava ja joustavasti skaalautuva ratkaisu, joka vastaa kasvaviin tietohallinnan tarpeisiin. Digitaalisessa muodossa asiakirjat ovat käytettävissä missä ja milloin tahansa, ja kehittyneet metatiedot takaavat, että asiakirjojen haku onnistuu sekunneissa. Näin oikea tieto on aina helposti löydettävissä, mikä nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa asiakaspalvelua.
Kehittyneet haku- ja tallennusominaisuudet
Moderni digitointipalvelu sisältää monipuoliset haku- ja tallennusominaisuudet, joiden avulla tiedon organisointi, päivittäminen ja löytäminen käyvät helposti. Asiakirjojen luokittelu ja metatietojen lisääminen helpottavat ylläpitoa, tehden arkiston käytöstä intuitiivista ja tehokasta.
Prosessin sisältökuvaus
- Alkuperäisten asiakirjojen vastaanotto
- Alkuperäisten asiakirjojen tarkistus
- Asiakirjojen esikäsittely
- Asikirjojen skannaus
- Paperisten asiakirjojen jälkikäsittely (arkistointi, palautus, tietoturvallinen tuhoaminen)
- Kuvanparannus
- Indeksointi eli tietojen poiminta
- Laadun tarkistus – oikeellisuus
- Toimitus
- Työn sulkeminen ja raportointi
Katso Taitava toimisto™ -konseptin esittelyvideo
Taitava toimisto™ on innovatiivinen ja kokonaisvaltainen toimintamalli ja konsepti, jossa yrityksenne tulostusympäristöstä, dokumenttityöskentelystä ja tiedonhallinnasta tehdään keskeytyksettä toimivaa, kustannustehokasta, tietoturvallista ja tuottavaa strategisella suunnittelulla, alan tehokkaimmilla työkaluilla ja asiantuntevalla ylläpidolla. Tuotimme tämän esittelyvideon avaamaan monipuolisen kokonaisuuden sisällön ja toiminnot. Tutustu!