Lisää kilpailuetua ja vältä tyhjäkäyntiä
Monilla työntekijöillä on vaikeuksia pysyä ajan tasalla päivittäisistä tehtävistä ja työnkuluista paperipohjaisten dokumenttien käsittelyn hankaluuden vuoksi. Digitaalisella dokumentin- ja arkistonhallinnalla organisaatiot voivat parantaa liiketoimintaprosessejaan ja lisätä tuottavuuttaan. Älykkäiden ohjelmistojen avulla työntekijät voivat skannata paperiasiakirjat turvallisesti hallituilla käyttäjä- ja työnkulkuprosesseilla.
Runsaasti paperia käyttäviin työympäristöihin liittyy useita haasteita, mukaan lukien suuret kulut, virheet, vähentynyt tuottavuus, säilytystilojen puute, vaatimustenmukaisuusongelmat sekä heikompi asiakastyytyväisyys asiakirjojen löytymiseen kuluvan ajan tähden.
Huomioon otettavia haasteita:
- Alan viimeaikaisten tutkimusten mukaan paperi kuormittaa yrityksiä enemmän kuin koskaan, ja paperin hallintaan ja järjestelyyn on vaikea löytää parhaita tapoja.
- Useimmilla toimistoilla ei ole suoraa linkkiä monitoimitulostimista haluttuun dokumenttisäilöön, mikä johtaa aikaa vievään, kalliiseen ja monivaiheiseen skannattujen asiakirjojen latausprosessiin, johon tulee helposti virheitä.
- Skannattavat asiakirjat ovat yleensä muodossa, jossa tekstisisältöä ei voi hakea. Tämän vuoksi tärkeiden tietojen löytäminen on lähes mahdotonta juuri silloin, kun niitä tarvitaan.
- Työntekijöiden tuottavuus on alhainen, jos heidän täytyy käyttää useita tunteja asioiden etsimiseen paperiasiakirjoista.
- Monille vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on väistämätön liiketoiminnan kulu, vaikka vaatimusten täyttäminen edellyttää tärkeiden tietojen helppoa noutamista.
- Asiakastyytyväisyyden säilyttäminen on tärkeää kaikille yrityksille ja palveluaikojen pitkittyminen voi vaikuttaa suuresti asiakkaan kokemukseen, tyytyväisyyteen ja pysyvyyteen.
- Yritykset etsivät jatkuvasti parhaita tapoja edetä kestävän kehityksen suunnitelmissa, mutta runsaasti paperia käyttävä toimistoympäristö nielee paljon resursseja paperin, musteen, värijauheen, energian, kuljetuksen, säilytyksen ja postikulujen muodossa.
Kehittyneillä ohjelmistoratkaisuilla voit
- hyödyntää kokonaisvaltaisesti monitoimilaitteiden kehittyneitä ominaisuuksia
- viedä materiaalit suoraan olemassa olevaan arkistointijärjestelmään
- skannata applikaatioiden avulla esimääritettyihin työnkulkuihin
- synkronoida dokumentteja eri pilvipalveluihin noudettavaksi mistä tahansa ja milloin tahansa
- hyödyntää aktiivisesti dokumenttien metatietoja (e. asiakkaan tiedot, päivämäärät, laskujen tai sopimusten numerot)
- lähettää dokumentit suoraan sähköpostiin
- ottaa käyttöön skannauspainikkeita eri asetuksille
- hyödyntää tiedonsiirrossa monitoimitulostimien kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia
Jukka Siltanen
Sales Director
+358 40 513 2232
jukka.siltanen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää digitaalisen dokumentin- ja arkistonhallinan suunnittelusta!