Tulostusympäristön ja asiakirjojen tietoturva
Tulostusympäristön ja asiakirjojen tietoturvauhat muodostuvat käyttäjästä, asiakirjasisällöstä ja laitteistosta. Suuri osa tietovuodoista liittyy jollain tavalla tulostus- ja dokumentinkäsittelyn toimintoihin, eikä tulostettavaa paperista tai paperilta digitoitavaa dokumenttia koeta vakavaksi tietoturvauhaksi.
Tulostus- ja monitoimilaitteet ovat ainutlaatuisessa asemassa digitaalisen ja analogisen tiedon risteyskohdassa. Ne ovat täysiverisiä tietokoneita; niissä on sisäinen käyttöjärjestelmä, ne käyttävät useita eri verkkopalveluita ja niissä on monta gigatavua tallennustilaa.
Valtava määrä tietoa kulkee päivittäin monitoimilaitteen kautta ja osa tiedosta myös jää laitteen muistiin. Tulostettu tai skannattu asiakirja on arkaluontoisine tai salassa pidettävine tietoineen sääntöjen ja yrityksen etujen mukaisen tietoturvan toteutumisen uhka.
Tulostettavat asiakirjat sisältävät usein arkaluonteista tietoa ja tämä tieto jää monesti näkyville tulostimen valmiiden asiakirjojen pinoon, laitteen muistiin tai rypistettynä roskakoriin. Toisaalta skannattavan tai kopioitavan dokumentin originaali ja laitteen muisti aiheuttavat myös tietovuotouhan. Kokosimme osa-alueita, joihin on kiinnitettävä erityistä huomiota.
Turvattu tulostus, kopiointi ja skannaus
Yrityksen on varmistettava, että yksittäisen käyttäjän tulostama dokumentti päätyy oikealle tulostimelle oikean henkilön käsiteltäväksi. Yksinkertaisimmillaan erillinen turvatulostuspalvelin huolehtii toimintojen sääntöjen mukaisesta tietoturvasta.
Käyttäjien määrittely ja todennus
Käyttäjäkohtaisten tulostusoikeuksien jakaminen edistää turvallisuutta. Edistyneillä työkaluilla voidaan määritellä yksityiskohtaisiakin käyttöoikeuksia ja seurata toimintoja käyttäjä-, osasto- ja laitetasolla. Yritys voi ennaltaehkäistä tietoturvaongelmia ja varmistaa myös etäkäytön ja mobiilitulostuksen tietoturvan.
Tietosuojan varmistaminen
Yritys voi määritellä, mitä tulostuksen sisällössä saa näkyä tai minkälaisia asiakirjoja laitteilla voi tulostaa, kopioida tai skannata. Edistyneillä sisällöntunnistusmenetelmillä voidaan määritellä esimerkiksi henkilötunnusten tai yrityksen arkaluonteisten tietojen tulostuksen estäminen ja kyseisten toimintojen hälytykset jatkotoimenpiteineen.
Tapahtumaketjujen automatisointi
Inhimillisten virheiden välttämiseksi on kannattavaa määritellä monitoimilaitteen toiminnoille valmiita tapahtumaketjuja ja esimääriteltyjä työnkulkuja. Asiakirjojen skannaukselle voidaan määrittää monimutkaisiakin toimintokokonaisuuksia arkistoinnille, jatkokäsittelylle ja käyttöoikeuksille.
Automaattiset turvatoimet
Yrityksellä tulee olla valmis tietoturvaautomatiikka kriittisen vuodon ehkäisyn varalle. Automatiikka lukitsee asetukset, monitoroi niitä, havaitsee poikkeamat ja raportoi niistä pääkäyttäjille sekä tallentaa lokiin kaikki tiedot myöhempää tarkastelua varten.
Laitekannan elinkaari
Yrityksen on huolehdittava laitteen digitaalisesta sisällöstä sen elinkaaren alusta loppuun. Ajantasaiset firmwarepäivitykset ja vanhentuneiden laitteiden modernisointi kuuluu tietoturvan piiriin. Laite on voitava poistaa yrityksen tiloista ilman laitemuistin aiheuttamaa tietovuotouhkaa.
Tietoturva palveluna
Palveluumme sisältyy kattava tietoturva-analyysi. Tutkimme tulostusympäristön tietoturvan ja raportoimme ongelmakohdat. Raportti sisältää esityksen sääntöjen mukaiseen tietoturvan saavuttamiseen tarvittavista toimenpiteistä. (Nämä voi toteuttaa myös yrityksen oman asiantuntijan toimesta.)
Tietoturvapalvelumme huolehtii tulostusympäristön tietoturvatoiminnoista automaattisesti. Palvelu sisältää edistyksellisiä ominaisuuksia, kuten ’security lockdown’, joka lukitsee tietoturva-asetuksia ja monitoroi niiden tilaa varmistaen, ettei muutoksia pääse tekemään.
Lisätiedot ja esittelyt
Lasse Talikka
Production Director
+358 50 550 1614
lasse.talikka@oif.fi
Aiheeseen liittyvät palvelumme
Ainutlaatuinen analysointiprosessimme selvittää tarkasti yrityksenne tapaa käyttää tulostuslaitteita sekä dokumenttien käsittelyn työtapoja. Tutustu analysointipalveluumme...
Tulostusympäristön kokonaisvaltaisessa hallintapalvelussa leikkaamme asiakasyrityksemme tulostusympäristön turhia kuluja siten, että kustannustehokkuus kasvaa ja tuottavuus paranee. Tutustu tulostusympäristön hallintapalveluun...
Kehitämme älykkäitä työnkulkuja, joissa asiakirjat vastaanotetaan, reititetään, tallennetaan ja noudetaan hyödyntämällä erilaisia sisällönhallintaratkaisuja.
Tutustu dokumenttityöskentelyn kehittämisratkaisuihin...