Monitoimilaite toimiston assistentiksi

Toimistolaitteiden tekniikka kehittyy valtavalla vauhdilla. Perustoimintojen, kuten tulostuksen, kopioinnin ja skannauksen lisäksi laitteet suoriutuvat tänä päivänä lukuisista työtehoa lisäävistä toimenpiteistä, kuten  pilvipalveluihin kirjautumisesta ja asiakirjojen tallennuksesta suoraan verkkolevylle, asiakirjojen sisällön tunnistamisesta, mobiiliyhteyksistä, tietoturvallisesta tulostuksesta, käyttäjän oikeuksien räätälöidystä jakamisesta ja raportoinneista. Nämä vain esimerkkeinä, monitoimilaite on helppo räätälöidä juuri yrityksen tarvitsemien toimintojen mukaiseksi.

Lisävarusteilla laite suoriutuu monista jälkituotantotehtävistä, jotka on aiemmin tilattu painotalosta. Esimerkkeinä vihkotaitot, stiftaukset ja tarkka värinhallinta sekä nopeutettu tulostus.

Työ tehostuu apuohjelmilla

Suoraan ohjauspaneelista toimivat, käyttäjäkohtaisesti räätälöidyt sovellukset tuovat työtapoihin uusia ulottuvuuksia. Esimerkiksi paperisen dokumentin skannaus ja lähetys sähköpostitse täysin muokattavaan Microsoft Word- tai Excel-muotoon, dokumentin kielenkäännös, digitointi suoraan pilvipalveluun, lähiverkkoon tai palvelimelle, tiedostomuodon muutokset, metadatan keräys ja käsittely ja jopa tekstin muutos puheeksi, turvallisuusautomatiikka, tulostus mobiililaitteista ja monta muuta napin painalluksella toimivaa lisäominaisuutta.

Turhat työsuoritteet loppuvat, kun työnkulut automatisoidaan

Rutiininomaiset, monimutkaisetkin työnkulut on hyvä tehokkuuden nimissä siirtää monitoimilaitteen tehtäväksi. Kun monitoimilaite integroidaan toimimaan tehokkaana osana yrityksen omia tietojärjestelmiä, inhimillisten virheiden mahdollisuus minimoidaan ja työtehtävien manuaalisten toimenpiteiden määrä laskee. Näin säästyy arvokkaita resursseja tuottavaan työhön. Dokumentit voidaan jaella esimerkiksi viivakoodien tai muun informaation perusteella eri tahoille, kuten verkkolevyille ja sähköposteihin. Sovelluksia on monia.

Tieto pysyy turvassa

Monitoimilaite on tietokone, sisältäen samat komponentit ja yhteydet kuin muutkin tietokoneet. Monitoimilaitteiden tietoturvaan on syytä kiinnittää asianmukaista huomiota ja pitää tietoturva sääntöjen mukaisella tasolla. Esimerkkeinä automaattiset ohjelmistoversioiden päivitykset, käyttäjien kirjautuminen ja oikeuksien tunnistaminen, turvatulostus ja lukitusautomatiikka. Lue lisää tulostusympäristön tietoturvasta.