Tiedonhallinnan ratkaisu taloushallinnan ammattilaisille
Kirjanpitoon ja palkanmaksuun erikoistuneiden yritysten näkemys digitalisaatiosta on usein huomattavan edistynyttä verrattuna moniin muihin toimialoihin. Näissä yrityksissä tiedonhallinta nähdään usein merkittävänä kilpailuetuna, keinona parantaa asiakaskokemusta ja jopa välttämättömänä edellytyksenä liiketoiminnan tulokselle.
Digitalisaation toteutuksessa esiintyy kuitenkin huomattavia eroja. Paperin vähentäminen ja digitaalinen arkistointi ovat vasta ensimmäisiä askelia. Mikäli tavoitteena on parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta keskeisissä taloushallinnon palveluissa sekä tehostaa asiakaspalvelua, merkittäviä etuja voidaan saavuttaa vähentämällä manuaalisia työvaiheita ja automatisoimalla keskeisiä prosesseja.
PALKANMAKSUN
AUTOMAATIO
VEROTUKSEN
DOKUMENTIT, ARKISTO
KIRJANPITOPROSESSI
JA ALLEKIRJOITUKSET
YHTEYDENPITO,
SÄHKÖPOSTILIITTEET
LOMAKKEET
JA INTEGRAATIOT
Asiakastiedon arkistointi, haku ja vaatimusten noudattaminen
Taloushallinnan toimialalla vaaditaan kiinnittämään yhä tarkempaa huomiota vaatimustenmukaisuuteen sekä sisäisten dokumenttien että asiakkaiden materiaalien löydettävyyden, datan hallinnan, tietoturvan ja henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn osalta.
Metatietojen tallennuksen ja monipuolisten hakuominaisuuksien käyttöönotto arkistoinnissa tarjoaa mahdollisuuden tehokkaisiin käyttöoikeuksien määrityksiin sekä dokumenttien ja niiden sisältämien tietojen välittömään löydettävyyteen.
Hakukelpoinen arkisto, jossa säilytetään dokumenttien historiaa ja käytetään automaation ominaisuuksia, vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja mahdollistaa monipuolisen työskentelyn säädösten ja vaatimusten mukaisesti.
Tehokkaammat työskentelytavat vähentävät aikaa, joka kuluu auditointien valmisteluun ja samalla pienentävät dokumentaatioon liittyviä liiketoiminnan riskejä.
Liiketoiminnan tuottavuuden lisääminen
Tilitoimistoille suunnattu dokumentinhallinnan prosessien parantaminen edellyttää tyypillisesti laajoja toiminnallisuuksia alustoilta, jotta voitaisiin saavuttaa yksilölliset asiakaskohtaiset edut. Myös yritysten työskentelymenetelmät ja -ympäristöt voivat vaihdella huomattavasti. Tämä vaatii ratkaisuilta joustavuutta, korkeaa skaalautuvuutta ja kykyä integroitua eri järjestelmiin.
Ratkaisumme avulla vältät sudenkuopat ja vaativat toiminnallisuuksien muutokset. Lisäksi tuottavuutta voidaan nostaa vähentämällä manuaalisten työvaiheiden määrää ja automatisoimalla työnkulkuja erityisesti keskeisillä liiketoiminta-alueilla, kuten palkanlaskennassa ja kirjanpidossa.
Tarjoamme verkko- ja mobiilikäytön, tehokkaat tehtävänmääritykset ja älykkäät digitaaliset työnkulut. Ratkaisu skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaiseksi ja aloittaminen on vaivatonta.
Saavutettavia etuja ja toimintaa tehostavia ominaisuuksia
Tuottavuus ja integrointi
- Digitalisoi paperiset asiakirjat ja hae ne heti käyttöön tarjotaksesi henkilöstölle ja asiakkaille tarvittavat tiedot viiveettä parhaan asiakaskokemuksen luomiseksi
- Tallenna dokumentit sähköisesti säästääksesi tilaa ja vähentääksesi riskejä
- Luo sähköisiä lomakkeita tietopyyntöjen ja muiden vastaavien asioiden nopeaan vastaanottamiseen ja käsittelyyn
- Integroi järjestelmäsi asiakaslaskutukseen ja muihin järjestelmiin, jotta voit maksimoida olemassa olevan teknologian arvon
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
- Rajoita luottamuksellisten asiakirjojen luvatonta katselua ja määritä käyttöoikeuksia asiakastietojen suojaamiseksi
- Osoita noudattavasi lakeja, säädöksiä ja vaatimuksia
- Vastaa tietoturvauhkiin uusimman teknologian avulla salata tietoja, dokumentteja ja verkkoviestintää
- Määritä mahdolliset säilytysaikataulut automaattisiksi
IT ja tulevaisuusvalmius
- Toteuta käyttäjäystävällinen ratkaisu, joka mukautuu liiketoiminnan tarpeisiin ilman ylimääräistä työtä IT-vastaavalle
- Pilvipalvelun avulla säästyy budjettia omassa laitteistossa ja IT-ajassa
- Jatkuvasti kehittyvä ja ajan tasalla pysyvä ratkaisu
Tiedonhallinta tehostaa tilitoimiston liiketoimintaa -case
Taloushallinta Uniikki Oy on ollut asiakkaamme tulostuksenhallinnan ratkaisuissa ja -palveluissa jo hyvän aikaa. Tilitoimistolle yritysten palkanmaksuun ja kirjanpitoon liittyvät dokumentit ovat keskeinen osa liiketoimintaa. Keskusteluissamme asiakkaan kanssa havaitsimme selviä kehitystarpeita arkistoinnin, tiedon löytämisen ja erityisesti dokumenttiprosessien automatisoinnin osalta.
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää älykkäämmästä dokumenttien hallinnasta.
Voit myös varata ajan etäkonsultointiin (Puhelu/Teams):
