Paperit biteiksi – tehokkuutta ja turvallisuutta dokumenttien digitoinnilla
Lisää tehokkuutta, tuottavuutta, turvallisuutta ja jatkuvuutta paperiarkiston digitoinnilla
Perinteinen paperiarkisto sisältää huomattavia haasteita. Se on tietoturvariski, vie tilaa sekä resursseja ja tiedon hakeminen saattaa olla hidasta tai mahdotonta.
Paperiarkiston digitoinnilla saavutetaan merkittävää kustannussäästöä ja ympäristöystävällisyyttä. Asiakirjojen haku tehostuu olennaisesti ja samalla arkistotilatarve vähenee.
Sähköisessä arkistossa oleva aineisto on käytettävissä tehokkaasti missä vain, milloin vain. Kehittyneet haku- ja tallennusominaisuudet tekevät arkiston ylläpidosta helppoa.
Paperiarkiston riskit
- Tiedon häviämisen riski
- Tietoturvariskit
- Paperiarkisto vie tilaa
- Paperiarkisto syö resursseja
- Tiedon hakeminen hidasta
- Oikeaa asiakirjaa ei aina löydetä
Digitoinnin hyödyt
- Aineisto on käytettävissä aina
- Materiaaliin pääsee käsiksi kaikkialta
- Aineiston hakuaika lyhenee jopa päivistä joihinkin sekunteihin
- Sisällön tietoturva toteutuu sääntöjen mukaisesti
- Arkisto on aina tallessa ja varmuuskopioitu
- Sisällön mukainen indeksointi ja haku
- Automatisoitu uusien asiakirjojen tallennus
25% tulostetuista dokumenteista ja niiden tiedoista syötetään useampaan kertaan organisaation järjestelmiin (IDC)
54 % organisaatioista arkistoi käsin vastaanottamansa paperidokumentit (KAE)
40 % työpäivästä käytetään tiedon etsimiseen (Gartner)
70 % organisaatioista kohtaa vaikeuksia dokumenttiensa löytämisessä (AIIM)
50 % uskoo, että he olisivat tuottavampia parempien työnkulkujen, hakutoimintojen ja automatisoitujen dokumentinhallinnan työkalujen avulla (AIIM)
Satoja tai miljoonia asiakirjoja
Palvelu voidaan ottaa käyttöön nopeasti, jopa viikossa ja se on helposti skaalattavissa tarpeen mukaan. Luottamukselliset asiakirjat digitoidaan tietoturvallisesti Suomessa ISO 9001 -laatusertifioidun kotimaisen palvelun avulla, jossa palvelukeskuksemme vastaa kokonaispalvelun tuottamisesta.
Materiaali voidaan digitoida monesta formaatista. Piirustukset, paperiarkistot, sopimukset, ostolaskut, lomakkeet, röntgenkuvat, rahtikirjat, suurkuvat ja monet muut. Kysy lisää!
Lisätiedot ja tarjouspyynnöt
Jukka Siltanen
Sales Director
+358 40 513 2232
jukka.siltanen@oif.fi
Myös ajanvaraus!
Voit myös varata puolen tunnin keskusteluajan online-varauskalenteristamme, jolloin otamme sinuun yhteyttä haluamanasi ajankohtana ja suunnittelemme yrityksellenne sopivan palvelumallin.
Järkevät laiteratkaisut, älykkäät työtavat ja hyvä huolenpito. Siitä meidät tunnetaan.
Office Innovations Finland Oy | Kappelikuja 6 D, 02200 Espoo | Puh (09) 4393 810 | e-mail: info@oif.fi | www.oif.fi
