Digitointi tehostaa tiedonhallintaa

12.12.2025

Tiedon elinkaarenhallinta

Suomalaisissa yrityksissä on edelleen valtavia määriä tärkeää tietoa paperilla: sopimuksia, laskuja, työmaadokumentteja, henkilöstömateriaaleja ja arkistoja, joiden arvo näkyy vasta silloin, kun tieto pitäisi löytää nopeasti. Paperi hidastaa prosesseja, lisää riskejä ja vie turhaa tilaa. Digitoinnin avulla tämä kaikki voidaan kääntää tehokkuudeksi.

Digitointi on paljon enemmän kuin skannausprojektin toteutus. Se on investointi parempaan tiedonhallintaan, tietoturvaan ja työskentelyn sujuvuuteen. Juuri siksi yhä useampi suomalainen organisaatio digitalisoi arkistonsa nyt, kun datan hyödyntäminen on tärkeämpää kuin koskaan.

Miksi digitointi kannattaa?

• Tieto on aina saatavilla ja nopeasti löydettävissä
• Tietoturva ja riskienhallinta paranevat
• Tilankäyttö tehostuu ja kustannukset pienenevät
• Prosessit nopeutuvat ja työnteko virtaviivaistuu
• Tieto muuttuu yritystä kehittäväksi voimavaraksi

1. Aloitetaan niistä dokumenteista, jotka tuottavat eniten arvoa

Kaikkea ei tarvitse digitoida kerralla. Valitaan ensin prosessit, joissa paperi hidastaa työskentelyä. Näin saat nopeimmin konkreettista hyötyä.

2. Huolehditaan tiedon löydettävyydestä heti alusta alkaen

Digitointi on vasta alku. Hyvä indeksointi ja metatiedot varmistavat, että tieto löytyy sekunneissa eikä hukkuvien kansioiden metsästykseen enää kulu aikaa.

3. Rakennetaan digitoinnin ympärille toimiva työnkulku

Kun skannatut dokumentit ohjataan suoraan tietojärjestelmiin (kuten DocuWareen), syntyy sujuvia prosesseja, jotka vähentävät manuaalista työtä ja virheitä.

4. Hyödynnetään automaatiota

Kun dokumentti on digitaalisessa muodossa, automaatiota voidaan hyödyntää helposti eri toiminnoissa.

5. Tietoturva läpi koko elinkaaren

Digitointi mahdollistaa paremman hallinnan, kun pääsy dokumentteihin on rajattua ja seurattavaa. Lisäksi paperiarkiston riskit kuten katoaminen, luvaton käyttö poistuvat lähes kokonaan.