TIETOSUOJAILMOITUS verkkosivuston käyttäjille

Sisällysluettelo

1. Johdanto.. 1
2. Rekisterinpitäjän tiedot. 1
3. Mitä tarkoituksia varten käsittelemme henkilötietojasi ja mihin laillisiin perusteisiin nojaamme? 1
4. Mitä henkilötietoja käytetään ja kauanko niitä säilytetään?. 2
5. Miten henkilötietoja kerätään?. 3
6. Kenelle henkilötietojasi voidaan luovuttaa?. 3
7. Oikeutesi 3

7.1       Pääsy tietoihin. 3

7.2       Oikeus tietojen oikaisemiseen. 4

7.3       Oikeus tietojen poistamiseen. 4

7.4       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. 4

7.5       Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen. 5

7.6       Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. 5

7.7       Oikeus peruuttaa suostumus 5

7.8       Valitusoikeus 6

7.9       Ilmoitus tietojen vastaanottajille. 6

8. Yhteydenotot. 6

 

 

 

 

TIETOSUOJAILMOITUS verkkosivuston käyttäjille

1.          Johdanto

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan miten me, Office Innovations Finland Oy (”OIF”), keräämme ja käsittelemme OIF:n verkkosivustomme www.officeinnovations.fi, www.oif.fi käyttäjien (”sinä”) henkilötietoja.

Tämä ilmoitus ei muodosta palvelu- tai muun sopimuksen osaa. Voimme milloin tahansa päivittää tätä ilmoitusta ja saattaa siitä päivitetyn version saatavillesi.

Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, kun käsittelemme tietojasi oikeutettujen etujemme perusteella tai suoramarkkinointitarkoituksiin. Löydät tästä lisätietoja jäljempänä kohdista 3 ja 7.6.

2.          Rekisterinpitäjän tiedot

Nimi	Office Innovations Finland Oy
Osoite	Kappelitie 6 D, 02200 Espoo
Yhteyshenkilö	Jani Michelsson, 0400 413 678, jani.michelsson@oif.fi

 

3.          Mitä tarkoituksia varten käsittelemme henkilötietojasi ja mihin laillisiin perusteisiin nojaamme?

Henkilötietojen käsittelyn on perustuttava laissa mainittuun perusteeseen.

Käsittelyperusteita on useampia, ja kun käsittelemme henkilötietojasi, usea käsittelyperuste on monesti voimassa samaan aikaan. Olemme kuvanneet alla, mitä tarkoituksia varten käsittelemme henkilötietojasi, ja mihin laillisiin perusteisiin nojaamme, kun käsittelemme henkilötietojasi.

Käsittelyn tarkoitus	Laillinen peruste
·   Asiakas- ja yhteistyösuhteiden luominen, ylläpito ja parantaminen; tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen, kehittäminen ja markkinointi sekä niistä tiedottaminen; verkkosivuston [ja uutiskirjeen] analytiikka; tapahtumien järjestäminen; markkina- ja mielipidetutkimusten suorittaminen; viestintä ja kyselyt	·   Meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten: markkinointi, liikesuhteen perustaminen, liiketoimintamme tehostaminen sekä viestinnän ja palveluiden ja tuotteiden räätälöinti; ja/tai ·   Suostumuksesi
·   Verkko- ja järjestelmäturvallisuus	·   Käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi; ja/tai ·   Käsittely on tarpeen oikeutettuja etujamme varten, joita ovat dataliikenteen ja verkon turvallisuuden valvominen
·   Yritysjärjestelyt, joissa olemme mukana	·   Meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten: liiketoimintamme kehittäminen ja johtaminen
·   Oikeudenkäynnit ja tuomioistuinten päätösten noudattaminen	·   Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi
·   Kriisiviestintä	·   Käsittely on välttämätöntä lakisääteisen vaatimuksen takia
·   Tunnistaminen	·   Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi

4.          Mitä henkilötietoja käytetään ja kauanko niitä säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeen täyttääksemme ne tarkoitukset, joita varten keräsimme tiedot mukaan lukien oikeudellisten, kirjanpidollisten tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttäminen. Löydät tarkemmat tiedot erilaisten henkilötietoryhmien säilytysajoista alla olevasta taulukosta. Joissakin tilanteissa saatamme olla velvollisia säilyttämään tietoja alla kuvattua pidempään, mikäli se on tarpeellista käynnissä olevan oikeudellisen prosessin vuoksi tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksen noudattamiseksi.

 

Henkilötietoryhmät	Säilytysaika
·   Henkilön nimi, työnantaja/yritys, yhteystiedot, kiinnostava palvelu ja viestissä olevia muita tietoja	·   Säilytetään 2 vuotta tietojen vastaanottamisesta
·   Luvat ja suostumukset; uutiskirjeen tai muun suoramarkkinoinnin tilausta koskeva tieto (esim. markkinointikielto)	·   Lupa/suostumus poistetaan, kun se vanhentuu tai kun saamme tiedon siitä, että olet peruuttanut suostumuksesi tai lupasi. Uutiskirjeen ja muun suoramarkkinoinnin tilausta koskevat tiedot poistetaan tilauksen lopettamisen jälkeen (säilytämme kuitenkin tietoja, joita tarvitsemme noudattaaksemme toivettasi, esimerkiksi toiveesi olla vastaanottamatta suoramarkkinointiamme)
·   Sähköiset tunnistamistiedot sisältäen IP-osoitteen ja evästeiden kautta kerätyt tiedot, kuten laitetunnus, verkkosivun analytiikka, käyttäjän selainhistoria, käyttäjän käyttäytymistiedot ja mieltymykset	·   Säilytetään 2 vuotta.
·   Yhteydenottopyynnöt ja vaatimukset	·   Säilytetään 10 vuotta pyynnön/vaatimuksen vastaanottamisesta
·	·

5.          Miten henkilötietoja kerätään?

Keräämme lähtökohtaisesti henkilötiedot suoraan sinulta, mutta tietyissä tilanteissa voimme myös kerätä tietoja seuraavista lähteistä:

·   Evästeet ja muut vastaavat teknologiat

 

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen antaminen ja rekisteröinti on lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai edellytys sopimuksen solmimiselle. Tällaisten tietojen antamatta jättäminen voi johtaa siihen, ettet voi solmia kanssamme sopimusta. Henkilötietojen antaminen voi myös olla sopimuksesta johtuva velvollisuus ja jos et anna meille pyytämiämme henkilötietoja, emme välttämättä pysty toimimaan kanssasi liikesuhteessa tai ottamaan sinuun yhteyttä, ja tämän johdosta saatamme joutua päättämään sopimus- tai yhteistyö- ym. suhteemme.

6.          Kenelle henkilötietojasi voidaan luovuttaa?

·   Muille konserniyhtiöille (Office Innovations Vantaa Oy:lle)

·   Mahdollisille palveluntarjoajille (esim. IT-palveluiden ja tietoturvapalveluiden tarjoajille)

·   Viranomaisille

·   Tapahtumajärjestäjille

·   Yhteystyökumppaneille

·   Kolmansille osapuolille osana yritysjärjestelyä

·   Neuvonantajillemme

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle, mutta jos henkilötietoja siirretään, se tehdään henkilötietolainsäädännön sallimissa rajoissa. Huolehdimme aina henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla siitä lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esimerkiksi käyttäen Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita). Voit pyytää meiltä kopion siirron suojatoimenpiteistä ottamalla yhteyttä kohdassa 2 olevaan yhteyshenkilöön.

7.          Oikeutesi

7.1       Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:

·   käsittelyn tarkoitukset;

·   kyseessä olevat henkilötietoryhmät;

·   vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;

·   mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika, tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit;

·   oikeutesi pyytää meiltä sinua koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, tai vastustaa tällaista käsittelyä;

·   oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle;

·   jos henkilötietoja ei kerätä sinulta, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot;

·   automaattisen päätöksenteon olemassaolo ja vaikutukset; sekä

·   ilmoitus siirtoa koskevista asianmukaisista suojatoimista, jos tietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle.

 

Sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista, ellei se vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Lisäjäljennöksistä saatamme periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

7.2       Oikeus tietojen oikaisemiseen

On tärkeää, että hallussamme olevat henkilötietosi ovat virheettömiä ja ajan tasalla. Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Sinulla on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

7.3       Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy:

·   henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

·   peruutat suostumuksesi, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

·   vastustat käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;

·   henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

·   henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

Meillä on tietyissä tapauksissa lainmukainen oikeus käsitellä tietojasi, edellä mainitusta huolimatta. Ilmoitamme tarvittaessa siitä sinulle erikseen.

7.4       Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos:

·   kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden

·   käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

·   emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai

·   käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella ja vastustat henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jolloin henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan sinä aikana, kun tarkistetaan, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme sinun perusteesi.

 

Jos käsittely on rajoitettu, ilmoitamme sinulle, ennen kuin rajoitus poistetaan.

7.5       Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

·   henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa olet osapuolena; ja

·   käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

·   siirto-oikeuden toteuttaminen ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

 

Sinulla on myös oikeus saada henkilötiedot siirrettyä meiltä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

7.6       Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä (mukaan lukien profilointia), joka perustuu oikeutettuun etuumme. Mikäli vastustat henkilötietojen käsittelyä, emme enää käsittele henkilötietojasi, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

7.7       Oikeus peruuttaa suostumus

Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käyttöön, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa. Jos peruutat suostumuksesi, emme enää käsittele henkilötietojasi niitä tarkoituksia varten, joihin olet suostunut, ellei meillä olen muuta laillista käsittelyperustetta.

7.8       Valitusoikeus

Mikäli sinulla on valitettavaa toimestamme tapahtuvaan henkilötietojesi käyttöön liittyen, toivomme, että olet ensikädessä yhteydessä meihin. Sinulla on kuitenkin myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, joka Suomessa vastaa tietosuojan valvonnasta.

7.9       Ilmoitus tietojen vastaanottajille

Ilmoitamme henkilötietojen oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Ilmoitamme sinulle näistä vastaanottajista, jos sitä pyydät.

8.          Yhteydenotot

Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita henkilötietojesi käyttöön liittyen, tai haluaisit päästä käsiksi hallussamme pitämiin henkilötietoihisi, tai käyttää muita henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi, olethan yhteydessä kohdassa 2 ilmoitettuun yhteyshenkilöön.