Moderni tiedonhallinta edistää valmistavan teollisuuden yrityksen kilpailukykyä – ja toteuttaa kaikki toiveesi
Tiedonhallinnan ratkaisujemme avulla tuotannon ammattilaiset toimialasta riippumatta voivat tehostaa ja automatisoida dokumenttien käsittelyä ja prosesseja. Tiedonhallinta keskittää, suojaa ja jakaa dokumentteja liittyen tuotekehitykseen, laadunvarmistukseen, ostoihin, myyntiin, laskujen ja tilausten käsittelyyn ja henkilöstöresursseihin.
”Yli puolet (54 %) valmistusyrityksistä aikoo käyttää 10 % tai enemmän ohjelmistoihin vuonna 2024 verrattuna vuoteen 2023. Business intelligence ja analytics -ohjelmistot ovat valmistajien etusijalla.” (Lähde: Gartner)
Suuret valmistavan teollisuuden yritykset olivat ensimmäisiä digitaalisten tiedon- ja dokumenttien hallintaratkaisujen käyttöönottajia. Nykyisin kaikenkokoiset yritykset kohtaavat kovaa kilpailupainetta, toimitusketjun ongelmia ja nopeasti muuttuvaa sääntelyä. Valmistajien on oltava innovatiivisia saadakseen tuotteensa markkinoille nopeammin, kilpaillakseen maailmanlaajuisilla markkinoilla ja tullakseen edullisiksi tuottajiksi samalla, kun ne tarjoavat ylivoimaista laatua ja asiakaspalvelua.
Tuotteiden valmistus on luonteeltaan dokumenttikeskeistä. Usein se edellyttää, että dokumentaatio seuraa tuotetta tuotteen koko elinkaaren ajan. Sitä on säilytettävä turvallisesti ja tiedon pitää olla saatavilla myyntiä, asiakaspalvelua, auditointeja, laadunhallintaa ja muita tarkoituksia varten. Ilman digitointia työntekijät tuhlaavat aikaa edelleen paperidokumenttien käsittelyyn, arkistointiin ja jakamiseen (rahtikirjat ym) hyvin manuaalisilla prosesseilla. Toisaalta yrityksen tiedostot dokumentteineen ovat usein siiloutuneet monimutkaisiin kansiorakenteisiin ja aikaa tuhlaantuu tiedon hakemiseen ja automaattiset prosessit puuttuvat. Usein mahdollisista pullonkauloista ja prosessien parantamismahdollisuuksista puuttuu käsitys.
Tilanne vaikeuttaa monien yritysten pitkän aikavälin suunnittelua. Toimintasuunnitelmien tulee kehittyä yhtä nopeasti kuin talous, toimiala ja tuotteiden kysyntä. Tässä pilvipohjainen tiedonhallinta tulee avuksi. Sen avulla pienet ja keskisuuret valmistajat voivat käyttää teknologiaa, joka aiemmin oli vain suurempien saatavilla – ja silti pysyä budjeteissaan. Tiedonhallinnan avulla kaikki tuotanto-, logistiikka- tai kirjanpitoprosessiin liittyvät dokumentit digitoidaan ja tallennetaan keskitetysti. Työskenteletpä sitten suunnittelupiirustusten, materiaalitilausten, tuotantoasiakirjojen, myyntitilausten tai laskujen parissa, työntekijät voivat käyttää kaikkia asiakirjoja 24/7 toimistossa tai kotona. Välittömän saatavilla olevan tiedon avulla yrityksesi voi vähentää riskejä, nopeuttaa tuotantoa ja hillitä kustannuksia.
Paranna yrityksesi tuottavuutta näillä keinoilla
Tuottavuus ja yhteistyö
- Digitalisoi paperiset dokumentit ja automatisoi niiden työnkulut
- Luo hakukelpoinen arkisto tärkeimmille dokumenteille ja hae niitä tehokkaasti, jotta insinöörit, tehdaspäälliköt, asiakaspalvelu, myynti, kirjanpito ja muut osastot voivat hyödyntää tietoja helposti ja turvallisesti
- Kokoa keskitetysti viranomaisten ja auditoijien vaatima kattava dokumentaatio haettavassa ja suojatussa muodossa
- Integroi tiedonhallinta ERP-, CRM- ja muiden järjestelmien kanssa maksimoidaksesi nykyisen teknologiasi hyödyt
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
- Rajoita luottamuksellisten dokumenttien käsittelyä ja leviämistä sekä varmista automaattisesti säilytysaikataulut
- Luo sopimusten hallintaan yksi tietoturvallinen työnkulku, joka huomioi versioinnin, sähköiset allekirjoitukset sekä arkistoinnin ja varmista automaattisesti säilytysaikataulut
- Varmista, että henkilötietoja sisältävien dokumenttien käsittely on oikeuksien takana
- Täytä HIPAA-, Sarbanes-Oxley-, GDPR- ja muu vaatimustenmukaisuus yrityksesi toiminnassa
IT ja valmius tulevaisuuteen
- Hyödynnä selkeää ja käyttäjäystävällistä ratkaisua, joka mukautuu useiden osastojen tarpeisiin ilman suurta IT-tiimin työmäärää
- Toteuta täysin mobiili toimintaympäristö, joka mahdollista tehokkaan hybridityöskentelyn
- Säästä laiteinvestoinneissa pilviratkaisuilla
- Suojaudu tiedon häviämiseltä, hakkeroinnilta ja haittaohjelmilta,
jotka kohdistuvat IT-infraasi
”48 % valmistajista katuu ostajan äskettäistä teknologian ostoa – useimmiten kustannusten, toteutusongelmien tai riittämättömien toimintojen vuoksi. Valmistajien mukaan katumuksen estämiseksi heidän on selvennettävä tavoitteita, suoritettava turvallisuustarkastus ja laadittava toimittajan riskiarviointi.” (Lähde: Gartner)
Tiedonhallinnan ratkaisumme kattavat kaikki tietoturvan osa-alueet. Yrityksesi voi rajoittaa luottamuksellisten asiakirjojen luvatonta katselua ja kehittää ohjeita omistusoikeudellisten tietojen suojaamiseksi sekä asiakkaiden tietoturvan varmistamiseksi. Tiedonhallinnalla saat työkalut todistaa yrityksen prosessit ja dokumentointi liittyen ympäristönsuojeluun, työturvallisuuteen, työterveyteen sekä esimerkiksi GDPR-säännösten noudattamisen. Tiedonhallinnan ratkaisumme auttaa torjumaan vääjäämättömiä kyberuhkia tietojen, dokumenttien ja viestinnän huippuluokan salauksella.
Avointen työpaikkojen täyttäminen on yksi valmistajien keskeinen haaste. Tutkimusyhtiö Deloitte toteaa tuoreessa raportissaan (2022 Manufacturing Industry Outlook | Deloitte US) että ennätysmäärä täyttämättömiä työpaikkoja todennäköisesti rajoittaa tuottavuutta ja kasvua vuonna 2022. Tämä trendi on vahvistunut myös Suomen työmarkkinoilla. Vaikka työllisyys on hyvää, esimerkiksi asiantuntijatehtävissä on yhä enemmän pulaa tekijöistä. Tiedonhallinnan automatisoidut työnkulut vähentävät manuaaliseen työhön kuluvaa aikaa ja parantavat yhteistyötä sekä tehokkuutta organisaatiossasi. Voit näin optimoida työvoimasi osaamisen, vaikka henkilöstön määrä olisikin kireiden työmarkkinoiden vuoksi pienempi kuin haluaisit.
Jarno Ahonen
Intelligent Workplace Consult
+358 50 556 2347
jarno.ahonen@oif.fi
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää modernin tiedonhallinnan eduista valmistavalle teollisuudelle.
Voit myös varata sinulle sopivan ajankohdan varausjärjestelmästämme.
